Mejorando la gestión del mantenimiento en colegios

El mantenimiento en los colegios es una tarea compleja que requiere una organización eficiente y una comunicación fluida entre distintas partes: personal administrativo, celadores, operarios de mantenimiento y empresas externas. Antes de la implementación de la plataforma, la gestión de incidencias dependía de métodos más tradicionales, lo que generaba retrasos en la atención de problemas y dificultaba la trazabilidad de las acciones realizadas.

Un mantenimiento más eficiente no solo reduce costos, sino que mejora el entorno educativo y la seguridad de los estudiantes.

Con la adopción de una solución digital, se logró mejorar la coordinación y reducir los tiempos de respuesta. La integración de un sistema centralizado permitió que los directores y secretarios de los colegios registraran incidencias de forma inmediata, asignando tareas a los celadores, quienes ahora pueden actualizar el estado de las acciones en tiempo real. Este nuevo modelo de trabajo ha facilitado la gestión y ha dado mayor visibilidad a las tareas de mantenimiento, evitando que problemas menores se acumulen hasta convertirse en reparaciones más costosas.

Optimización del control de materiales

Además de la gestión de incidencias, uno de los aprendizajes clave ha sido la importancia de contar con un sistema de control de materiales en cada colegio. Antes, la reposición de materiales se realizaba con poca previsión y en ocasiones se producían faltantes críticos que impedían atender incidencias de manera inmediata.

• ✔ Control en tiempo real del stock de materiales.
• ✔ Reducción de tiempos de espera en reparaciones.
• ✔ Optimización en la planificación de compras y reposiciones.

Ahora, la plataforma permite conocer el stock disponible en cada centro y realizar solicitudes de materiales de manera más ágil, lo que ha optimizado el trabajo de los celadores y reducido tiempos de espera.

Coordinación con empresas externas

Otro aspecto destacado es la integración de empresas externas en el mismo ecosistema de gestión. Con este enfoque, las empresas responsables de la climatización, la electricidad y otros servicios de mantenimiento pueden recibir y actualizar las tareas asignadas de manera coordinada. Esto ha permitido mejorar la trazabilidad del mantenimiento y facilitar la planificación a mediano y largo plazo.

La integración con empresas externas ha eliminado duplicaciones de trabajo y mejorado la planificación preventiva.

Aprendizajes y visión a futuro

La implementación de esta solución no solo ha impactado en la operativa diaria, sino que también ha brindado información valiosa para la toma de decisiones. Contar con un histórico detallado de incidencias, tiempos de resolución y recursos empleados ha permitido a los responsables municipales evaluar de manera objetiva el estado de los colegios y planificar mejoras con mayor precisión.